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Kennen Sie das? Sie arbeiten mit Business Central, geben in den Belegen bzw. Buchblättern die entsprechende Daten und führen die Buchung aus. Business Central gibt an, dass ein Fehler aufgetreten ist und wo das Problem liegt. Sie ändern Ihre Dateneingaben und buchen erneut. Noch ein Fehler! Sie müssen so lange weiter Daten korrigieren, bis irgendwann bei der Buchung kein Fehler mehr passiert. Sie fragen sich: „Kann Business Central es mir nicht einfach vor dem Buchen sagen, wenn ich inkorrekte Daten eingegeben habe?” Gute Nachricht: Ja, kann es!
In der Finanzbuchhaltung gibt es die Einstellung “Datenüberprüfung aktivieren” (en.: Enable Data Check). Wenn diese aktiviert wird, werden die Daten geprüft, die ein Benutzer in Belege und Buchblätter eingibt. Falls Unstimmigkeiten auftreten, wird das Problem im entsprechenden Dokument bzw. Buchblatt rechts in der Infobox angezeigt.
Zur Einrichtung der Datenüberprüfung muss lediglich in der Finanzbuchhaltung die Option “Datenüberprüfung aktivieren” aktiviert und im Nachgang in einem beliebigen Dokument noch bestätigt werden, dass die Datenüberprüfung verwendet werden soll.
Wir führen zuerst ein Beispiel durch, bei welchem wir keine Datenüberprüfung verwenden. Wir erstellen eine Einkaufsrechnung und weisen der zu bestellenden Ware absichtlich keine Menge zu, was natürlich nicht funktionieren wird. Wir versuchen die Einkaufsrechnung zu buchen und erhalten dabei die entsprechende Fehlermeldung, dass kein Betrag oder keine Menge ausgewiesen wurde.
In diesem Beispiel aktivieren wir die Datenüberprüfung. Wir öffnen dann die Einkaufsrechnung und sehen in der Infobox rechts (i) sofort, dass die Datenüberprüfung einen Fehler gefunden hat. Es wird angegeben, dass der Benutzer keinen Betrag oder keine Menge ausgewiesen hat.
Wir geben hier also die Menge ein und überprüfen mit “Aktualisieren”, ob wir damit alle Daten korrekt eingegeben haben. Wir sehen, dass noch ein Fehler besteht, und zwar, dass die Belegnummer des Kreditorenbelegs nicht gepflegt wurde.
Wir pflegen diese also im Feld “Kred.-Rechnungsnummer” und aktualisieren die Datenüberprüfung erneut. Jetzt sind alle Daten korrekt gefüllt und die Buchung der Einkaufsrechnung kann vorgenommen werden. Diese ist erfolgreich, was hier an den entstandenen Posten zu sehen ist.
Es ist wichtig zu verstehen, dass die Datenüberprüfung nur die Fehler erkennen kann, die der Benutzer unmittelbar in dem Dokument oder Buchblatt macht, mit welchem er gerade arbeitet. Bei der Buchung von Belegen bestehen auch Abhängigkeiten zu anderen Informationen von Business Central. Wir schauen uns ein Beispiel an, in welchem eine solche Abhängigkeit zu einem Fehler führt.
Für einen einzukaufenden Artikel wird die Produktbuchungsgruppe angegeben. Der hier eingegebene Wert ist korrekt, aber damit eine Buchung erfolgreich durchgeführt wird, muss auf der Seite “Buchungsmatrix Einrichtung” die Kombination der Geschäftsbuchungsgruppe des Debitors bzw. Kreditors mit der Produktbuchungsgruppe des Artikels vorhanden sein. In unserem Beispiel ist sie das nicht. Wir wollen hier nicht ins Detail eingehen, es ist nur wichtig zu verstehen, dass eine Abhängigkeit zu einer anderen Tabelle vorliegt, welche einen Fehler erzeugt.
In der Datenüberprüfung wird kein Fehler angezeigt, wenn die Produktbuchungsgruppe gesetzt wird.
Bei der Buchung des Belegs tritt aber trotzdem ein Fehler auf, der sich auf die andere Tabelle “Buchungsmatrix Einrichtung” bezieht. Diese Tabelle muss bearbeitet werden, damit die Buchung funktionieren kann.
TIM OßWALD
ERP consultant
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