Deutsche Bahn
Projekt: Deutsche Bahn AG, Rahmenvertragstool

Auf einen Blick

Kunde Deutsche Bahn AG
Branche Logistik, Mobilität
Projekt Deutsche Bahn Rahmenvertragstool 2.0
Lösungen Individuelle Sowareentwicklung
Technologien Kotlin/JS, Angular, PostgreSQL

Ergebnis in Kürze

  • Cloudbasierte Webanwendung zur Ermittlung der wirtschaftlichsten Rahmenvertragspartner
  • Konzernweite Nutzung eines gebündelten Systems statt vieler Einzelprogrammbausteine
  • Signifikante Zeitersparnis durch direkte Lieferantenabfrage in einem Tool ohne Medienbruch

Die Herausforderung

Die Deutsche Bahn AG nutzte bereits seit 2006/2007 das von Plan Software programmierte System zur Leistungs- und Kapazitätenabfrage bei Rahmenvertragsabrufen. In den Rahmenverträgen regelt das Unternehmen Preise und Lieferbedingungen für einen festgeschriebenen Leistungskatalog, bspw. Bauüberwachungsleistungen, Fahrbahnplanung oder Schienentechnik-Überwachung. Bis 2019 wurden die Rahmenvertragsfamilien in über 16 verschiedenen RV-Tools verwaltet, die über die Jahre in eine „Dachanwendung“ integriert wurden. Angesichts gestiegener Anforderungen, u.a. auch an die IKT-Sicherheit, war die Deutsche Bahn AG auf der Suche nach einer effizienteren, einheitlichen und modernen Lösung.

Die Lösung

Im Jahr 2019 beauftragte die Deutsche Bahn Plan Software mit der Programmierung des RV-Tools 2.0. Mit der Umsetzung wurde die N4 Leipzig betraut, die im November 2019 mit dem Projekt startete. In verschiedenen Anforderungs- und UX-Workshops wurde sichergestellt, dass bei der Entwicklung die Nutzerinnen und Nutzer sowie deren tatsächliche Bedürfnisse im Fokus stehen. So entstand schnell ein Prototyp, der das System realitätsnah abbildete und damit eine perfekte Vorlage für die Entwicklung darstellte. Von Beginn an war das Projekt von einer bemerkenswert guten und partnerschaftlichen Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten geprägt — ein wesentlicher Faktor für den Projekterfolg.

Entstanden ist eine Lösung, die Effizienz und hervorragende Usability kombiniert. Während zuvor mit Lieferanten noch per E-Mail kommuniziert werden musste, ermöglicht das neue System ein Arbeiten ohne Medienbrüche. Im September 2021 waren alle Rahmenvertragsfamilien aus dem alten RV-Tool übertragen, sodass dieses fortan nicht mehr zum Einsatz kommt.

Die Nutzerakzeptanz und -zufriedenheit ist außerordentlich hoch. Mitarbeitende der Deutschen Bahn können nun über das Intranet auf das neue Tool zugreifen und schnell Leistungen und Kapazitäten bei Lieferanten anfragen und somit den wirtschaftlichsten Auftragnehmer ermitteln. Auch Leistungen, die über die Honorarordnung für Architekt:innen und Ingenieur:innen (HOAI) abgerechnet werden, kalkuliert das System. In der jährlichen Kunden- bzw. Nutzerbefragung zur Zufriedenheit mit den durch die Beschaffung der Deutschen Bahn verantworteten IT-Anwendungen erzielt das RV-Tool ein hervorragendes Ergebnis: Dank der nutzerorientierten Anwendungsentwicklung und des guten Anwendersupports schafft es die Weblösung an die Spitze der 13 befragten IT-Anwendungen.
we solved it.

Unser Team und vor allem mein Vorgesetzter haben ein großes Lob an die Entwickler:innen ausgesprochen und betont, wie intuitiv das RV-Tool nun endlich ist. Und wie sehr es die Arbeit und auch unseren internen Ablauf mit unserem kontierten Einkauf vereinfacht.“
Michaela Urrutia Flesch,
DB Station&Service AG aus Frankfurt am Main

Die digitale Reise mit der Deutschen Bahn geht zügig weiter. In Kürze startet schon das nächste gemeinsame Projekt: Eine intuitive cloudbasierte Webanwendung zur Digitalisierung der Vergaben von Architektur- und Ingenieurleistungen. Mit der Umsetzung dieses sog. A+I-Tools soll für alle Beteiligten, insbesondere für Einkäufer:innen, der mit Leistungsausschreibungen verbundene Aufwand maßgeblich reduziert werden.