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Wenn Sie bei bestimmten Debitoren Vorauszahlungen verlangen, kann Ihnen Business Central dabei helfen, für diese Vorauszahlungsrechnungen zu erstellen. Wir erklären Ihnen das Vorgehen dabei. Alternativ besteht genauso die Möglichkeit, dass Kreditoren beim Kauf von Ware Vorauszahlungen von Ihnen verlangen. Analog zum hier erläuterten Vorgehen funktioniert die Einrichtung in Business Central auch kreditorisch.
Sie können für jeden Debitor angeben, ob dieser beim Kauf von Ware erst eine Vorauszahlung leisten muss und wie hoch diese ist. Auf der Debitorenkarte kann unter “Vorauszahlung %” ein Prozentsatz angegeben werden, der in die Verkaufsaufträge des betreffenden Debitors übernommen wird. Somit muss der Debitor dann zuerst den angegebenen prozentualen Anteil des Auftragsvolumens bezahlen, bevor an ihn Ware versendet wird.
In unserem Beispiel arbeiten wir mit einem Vorauszahlungsbetrag von 30 Prozent.
Nun erstellen wir einen Verkaufsauftrag für den Debitor. Dort ist nun der Prozentsatz angegeben, der als Vorauszahlung geleistet werden muss. Diese kann auch noch angepasst werden, falls dieser vom generellen Wert des Debitors abweichen sollte.
Der Debitor muss also 30% des Gesamtvolumens des Verkaufsauftrags im Voraus leisten. Das sind damit 357,00€.
Wenn man versucht, den offenen Verkaufsauftrag freizugeben, ohne die Vorauszahlungsrechnung zu stellen, erscheint folgende Meldung.
Es muss also erst die Vorauszahlungsrechnung gebucht und beglichen werden.
Die Vorauszahlungsrechnung kann über die Funktion “Vorauszahlungsrechnung buchen” erstellt und direkt gebucht werden.
Wichtig: die Buchung wird nur funktionieren, wenn in der “Einrichtung Debitoren und Verkauf” eine Nummernserie für die gebuchten Vorauszahlungen erstellt wurde und wenn in der Buchungsmatrix Einrichtung ein Verkaufsvorauszahlungskonto für die entsprechende Kombination aus Geschäfts- und Produktbuchungsgruppe angegeben wurde.
Die Vorauszahlungsrechnung wurde nun gebucht und kann nun als ganz normale, gebuchte Verkaufsrechnung eingesehen werden.
Im Verkaufsauftrag wechselt der Status aus “Ausstehende Vorauszahlung”
Die Vorauszahlungsrechnung muss nun beglichen werden. Dafür muss in einem FiBu Buchblatt der Debitor angegeben werden und dann die zu beglichene Rechnung ausgewählt werden.
Danach kann die Buchung ausgeführt werden. Alternativ kann in der FiBu-Buchblattzeile über die beiden Felder “Ausgleich mit Beleg” und “Ausgleich mit Belegnummer” der Beleg ebenfalls angesprochen werden.
Da die Vorauszahlung geleistet wurde, kann der Verkaufsauftrag nun manuell freigegeben und normal gebucht werden. Alternativ zur manuellen Freigabe kann auch ein Aufgabenwarteschlangenposten eingerichtet werden, der regelmäßig prüft, ob eine Vorauszahlungsrechnung eines Verkaufsauftrags bereits beglichen worden ist. Wurde die Rechnung in Business Central beglichen, setzt der Aufgabenwarteschlangenposten den Verkaufsauftrag automatisch in den Status freigegeben.
In der resultierenden Verkaufsrechnung ist nun zu sehen, dass die Vorauszahlung schon geleistet wurde und nun von der in Rechnung zu stellenden Summe abgezogen wird.
TIM OßWALD
ERP consultant
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