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“Wer suchet, der findet.” – oder im Falle von Business Central: Wer filtert, der findet.
Langes Suchen nach Datensätzen kann sehr frustrierend sein. Besonders in der heutigen Zeit ist es wichtig, sich nicht durch einen Urwald an Daten kämpfen zu müssen, sondern die Datensätze effizient und auf schnellstem Wege zu finden.
Wie in Business Central gefiltert, gesucht und sortiert werden kann und welche Filterausdrücke dafür verwendet werden können, erfahren Sie in diesem Blogeintrag.
Generell ist Sortieren, Filtern und Suchen in allen Listenansichten von Business Central möglich. Doch was sind die Unterschiede?
Neben dem Filtern und Suchen ist es auch möglich eine Liste nach einer Spalte aufsteigend oder absteigend zu sortieren. Dafür muss die Spalte nur mit der rechten Maustaste angeklickt werden und schon kann eine aufsteigende oder absteigende Sortierung ausgewählt werden. Business Central symbolisiert die eingestellte Sortierung einer Liste durch einen kleinen ab- bzw. aufsteigenden Pfeil in der Spalte.
Diese Einstellung wird allerdings nicht dauerhaft gespeichert. Wird die Liste geschlossen und später erneut geöffnet, öffnet sich die Liste wieder in ihrer Standardsortierung.
Die Suche befindet sich am Anfang der Menüleiste einer Liste und wird durch eine Lupe symbolisiert. Im Suchfeld können Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen eingetragen werden, um die Liste danach zu durchsuchen.
Die allgemeingültigen Filterausdrücke von Business Central werden bei der Suche nicht berücksichtigt.
Um in einer Liste zu filtern, muss gebenenfalls zuerst der Filterbereich in einer Liste eingeblendet werden. Über das Trichtersymbol in der oberen rechten Menüleiste einer Liste kann der Filterbereich ein- und ausgeblendet werden.
Generell unterscheidet Business Central hier zwei Arten von Filter, “Liste filtern nach” und “Summen filtern nach”. Um die Anzahl der angezeigten Datensätze einzuschränken, kann “Liste filtern nach” verwendet werden. Hier kann auf jedes Feld einer Tabelle gefiltert werden, unabhängig davon, ob das Feld als Spalte in der Liste eingeblendet ist oder nicht. Zum Filtern muss das relevante Feld ausgewählt und ein Filterkriterium angegeben werden. Hierzu später mehr.
Wichtig ist, dass die Kriterien, die zum Filtern in einem Feld angegeben werden können, vom Typ des Feldes abhängig ist. Handelt es sich beispielsweise um ein Feld mit vordefinierten Werten, kann auch nur auf diese Werte gefiltert werden.
“Summen filtern nach” dient dagegen dazu, die berechneten Felder in einer Liste einzuschränken. Berechnete Felder sind beispielsweise Saldo, Bewegung etc.
Eingetragene Filter können auch gespeichert werden. Diese Filter stehen ab diesem Moment in der Liste zur Verfügung und müssen bei erneutem Öffnen der Liste nur ausgewählt und nicht wieder komplett eingegeben werden.
Die gespeicherten Filter werden pro Benutzer gespeichert. Sollen die Filter aber für alle Benutzer eines Rollencenters zur Verfügung steht, muss die Anpassung über die Seitenanpassung der Profile (Rollen) erfolgen.
Business Central stellt verschiedenste Filterkriterien bereit, mit deren Hilfe Listen gefiltert werden können. Mehrere Filterkriterien können auch miteinander verbunden werden.
Wenn nach Sonderzeichen gefiltert werden soll, müssen diese im Filterausdruck in ‘ ‘ gesetzt werden. Damit das & in “NEXNOVA Software Solutions GmbH & Co. KG” nicht als Filterausdruck, sondern als Teil des Namens angesehen wird, müsste der Filter ‘NEXNOVA Software Solutions & Co. KG’ lauten.
Außerdem bietet Business Central auch Abkürzungen für Datumsangaben an, die verwendet werden können. Diese sind abhängig von der am Benutzer eingestellten Sprache.
Der grundlegende Unterschied zwischen Filtern und Suchen in Business Central ist, dass die Datensätze beim Filtern entsprechend dem Filterausdruck im festgelegten Feld überprüft werden. Beim Suchen hingegen wird der Begriff im Suchfeld mit allen in der Listenansicht verfügbaren Feldern aller Datensätze abgeglichen.
Habe ich also eine Vielzahl an Daten in meiner Liste und verwende die Suche, um einzelne Datensätze zu finden, kann es unter Umständen etwas dauern, bis Business Central zum Ergebnis kommt. Es werden schließlich alle Felder aller Datensätze durchsucht.
Daher empfiehlt es sich bei einer Vielzahl an vorhandenen Datensätzen auf den Filter, statt auf die Suche zurückzugreifen.
JULIA CONTELLY
business consultant
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