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Ein Szenario: Sie arbeiten mit Business Central und prüfen finanzielle Daten. Sie schauen sich beispielsweise die Sachposten eines Kontos an. Vielleicht möchten Sie sehen, welche Buchungen auf dem Konto innerhalb des aktuellen Geschäftsjahres entstanden sind, um eine gewisse Auffälligkeit zu finden. Sie prüfen dafür alle Posten in diesem Zeitraum, also 20, 50 oder 100 Sachposten. Dabei gehen Sie Posten für Posten vor und schauen sich diese an. Sie sind kurz abgelenkt, schauen wieder auf ihre Sachpostenliste und wissen auf einmal gar nicht mehr, wo Sie waren. Sie fangen weiter oben an, erneut zu prüfen, vielleicht ganz am Anfang. Kommt Ihnen die Situation bekannt vor? Wahrscheinlich schon, das passiert schnell.
Mit der Sachkontenüberprüfung gibt es jetzt ein Tool in Business Central, mit dem sie Sachposten einzeln als geprüft markieren können. So können Sie eine Pause machen, am nächsten Tag Ihre Arbeit fortsetzen, oder generell festhalten, dass Sie diese Posten bereits geprüft haben.
Es ist wichtig zu verstehen, dass die Ausführung der Sachkontenüberprüfung abhängig von der Konfiguration der Sachkonten und dem dort definierten Feld “Überprüfungsrichtlinie” ist. Wir werden diese Konfiguration später genauer erläutern, wollen uns aber erst einmal anschauen, wie der generelle Prozess der Sachkontenüberprüfung funktioniert.
Zuerst müssen die entsprechenden Sachposten und dort die Funktion “Posten überprüfen” geöffnet werden. Ob die Sachposten über den Kontenplan, über das Sachkonto, oder direkt geöffnet werden, ist irrelevant. Wir demonstrieren hier das Öffnen der Sachposten direkt über die Sachposten.
Wir beziehen uns hier auf eine Buchung aus der Sachpostenliste, für welche wir die Posten überprüfen werden. Auf das enthaltene Sachkonto “0400” werden wir uns im kompletten Beispiel beziehen und dafür auch die Konfiguration vornehmen. Mit der Funktion “Posten öffnen“ werden alle Sachposten des entsprechenden Sachkontos angezeigt.
Im Bereich “Sachposten prüfen” sind Soll- und Habenbetrag der markierten Zeilen, sowie der daraus resultierende Saldo und die Überprüfungsrichtlinie zu sehen.
Des Weiteren sind alle Funktionen der Sachpostenüberprüfung zur Auswahl verfügbar. Die tatsächliche Ausführbarkeit der Funktionen ist abhängig von der Überprüfungsrichtlinie. Wir werden später im Detail auf diese eingehen, zeigen aber erst die möglichen Funktionen, die hier in der Sachkontenüberprüfung vorgenommen werden können.
Hier werden die Funktionen erläutert, die in der Sachpostenüberprüfung verfügbar sind.
Ausgewählte als überprüft festlegen: Ausgewählte Posten werden als überprüft markiert. Nach der Ausführung wird
Ausgewählte als nicht überprüft festlegen: Die ausgewählten Zeilen werden als nicht markiert festgehalten. Nutzer und Zeitpunkt des Markierens werden gelöscht.
Überprüfte Posten anzeigen / Überprüfte Posten ausblenden / Alle Posten anzeigen: Filterungen, die in der Liste gesetzt werden können.
Die Sachkontenüberprüfung wird auf der Sachkontenkarte mit dem Feld Überprüfungsrichtlinien konfiguriert. Wir benutzen hier im Beispiel das Konto “0400”, dessen Sachposten wir eben eingesehen haben. Es gibt 3 Möglichkeiten, die Überprüfungsrichtlinie zu definieren:
Je nachdem, welche Überprüfungsrichtlinie auf der Kontokarte angegeben ist, kann die Sachkontenüberprüfung unterschiedlich ausgeführt werden.
Überprüfungsrichtlinie “Keine”: Hier können weder Sachkosten überprüft werden, noch können überprüfte Sachposten wieder als nicht geprüft markiert werden.
Überprüfungsrichtlinie “Überprüfung zulassen”: Hier können alle Sachposten als geprüft markiert werden, selbst wenn der Saldo der markierten Buchungen nicht 0 ist. In unserem Beispiel liegt ein negativer Saldo vor, die Festlegung, dass der Posten überprüft worden ist,kann aber trotzdem vorgenommen werden.
Überprüfungsrichtlinie “Überprüfung zulassen und Saldo abgleichen”: Hier können Sachposten als geprüft markiert werden, wenn der Saldo der markierten Buchungen 0 ist.
Versucht man, Sachposten auszugleichen, obwohl deren Saldo nicht 0 ist, erhält man folgende Meldung:
Wenn man aber Sachposten auswählt, deren Saldo insgesamt 0 ist, funktioniert das.
Es ist wichtig zu verstehen, dass die Konfiguration, wie Sachposten geprüft werden können, zwar in den Sachkonten über die Überprüfungsrichtlinien erfolgt, aber trotzdem in der Funktion “Sachposten prüfen” auch flexibel auf anderen Kriterien als die Sachkontonummer gefiltert werden kann. Im Beispiel unten wird nicht nach dem Sachkonto gefiltert, sondern nach dem Buchungsdatum. Es werden dann Sachposten verschiedener Sachkonten angezeigt.
Wie bereits angedeutet, kann die Funktion “Sachposten prüfen” auch über den Kontenplan, sowie das Sachkonto geöffnet werden. Genauer gesagt, können aus dem Kontenplan bzw. dem Sachkonto zuerst die Sachposten und dann die Funktion “Sachposten prüfen” geöffnet werden. Da wir in unseren Beispielen die Sachposten direkt geöffnet hatten, möchten wir das ebenfalls kurz demonstrieren. Aus dem Kontenplan, wie aus dem Sachkonto können die Sachposten geöffnet werden, wo die Funktion “Sachposten prüfen” dann geöffnet wird.
TIM OßWALD
ERP consultant
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