Rahmenverträge gelten als Beschleuniger für die Durchführung wiederkehrende Leistungen, doch in der Praxis sind sie oft das Gegenteil: Zeitintensiv, uneinheitlich und schwer kontrollierbar. In vielen Organisationen ist die Abwicklung von Abrufen fragmentiert: Preisspiegel entstehen manuell, Rückmeldungen erfolgen per E-Mail, Excel ersetzt strukturierte Prozesse. Besonders bei hoher Abrufanzahl führt das zu unnötigem Aufwand, Koordinationsproblemen und fehlender Transparenz.
Dabei ist der Abrufvorgang hochgradig standardisierbar und damit digitalisierbar.
Viele Organisationen haben ihre Rahmenverträge sauber abgeschlossen, aber nicht deren operative Anwendung im Griff. Der eigentliche Abrufprozess bleibt das Nadelöhr.
Besonders in Bereichen wie Sicherungsleistungen an Baustellen, Vegetationspflege oder kleineren Bauprojekten zeigen sich die Schwächen deutlich: Sobald regelmäßig Leistungen abgerufen werden, steigen Aufwand und Fehleranfälligkeit spürbar.
Typische Schwachstellen:
Diese operative Ineffizienz bleibt selten ohne Folgen: Verzögerungen, Koordinationsaufwand, doppelte Arbeit und fehlende Transparenz kosten jeden Tag Ressourcen.
Besonders herausfordernd wird es bei:
Das Problem liegt nicht im Rahmenvertrag, sondern im fehlenden digitalen Prozess dahinter.
Wer die Effizienz seiner Rahmenverträge wirklich steigern will, muss am Abrufprozess ansetzen. Auch ein standardisierter Vertrag entfaltet erst dann seinen Nutzen, wenn die nachgelagerten Schritte genauso durchgängig strukturiert sind.
Was in der Theorie einfach klingt – „Leistung auswählen, Preis berechnen, Zuschlag erteilen“ – ist in der Praxis oft fragmentiert. Die Folge: manuelle Arbeit, Intransparenz, Medienbrüche. Ein zukunftsfähiger Prozess braucht mehr als ein digitales Dokumentenarchiv.
Gefragt ist ein System, das:
Genau hier setzt QUICK CONTRACT an.
Das Tool digitalisiert den Abrufprozess aus Rahmenverträgen durchgängig – von der Maßnahme bis zur Exportdatei – und macht ihn standardisierbar, auswertbar und nachvollziehbar.
Wie viel Aufwand lässt sich tatsächlich einsparen? QUICK CONTRACT ermöglicht durch die Digitalisierung der Abrufprozesse eine Zeitreduktion von über 50 % pro Abruf – das zeigen Erfahrungswerte aus der Praxis.
Die folgende ROI-Rechnung verdeutlicht das finanzielle Einsparpotenzial anhand realistischer Annahmen:
Grundlage ist die Annahme, dass bei jeder Maßnahme mehrere Stunden manueller Bearbeitungsaufwand anfallen – etwa für die Auswahl passender Leistungen, die Berechnung von Preisen, die Abstimmung mit Lieferanten sowie die Dokumentation und Weiterverarbeitung der Ergebnisse.
Berechnungsgrundlage:
Aus diesen Werten ergibt sich ein Vergleich der Personalkosten bei unterschiedlichem Abrufvolumen – jeweils für den manuellen Prozess vs. die digitale Abwicklung mit QUICK CONTRACT.
Schon bei 1.000 Abrufen pro Jahr ergibt sich eine Einsparung von rund 29.000 EUR.
Bei 10.000 Abrufen steigt der Effekt auf über 390.000 EUR – rein auf Basis von eingesparter Zeit und interner Ressourcen.
Je höher die Abrufzahl, desto deutlicher der Skaleneffekt. Die Einführungskosten von QUICK CONTRACT amortisieren sich damit schnell – oft innerhalb eines Jahres.
Rahmenverträge allein schaffen noch keine Effizienz. Erst, wenn auch die nachgelagerten Prozesse digital, strukturiert und auswertbar gestaltet sind, lassen sich Potenziale heben. QUICK CONTRACT liefert genau das und damit einen echten Hebel für Zeit- und Kostenersparnis im operativen Alltag.
ANGELA TARABEN
head of digital transformation
INA ROGALEV
junior marketing manager
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