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Ein alltägliches Szenario, das vermutlich jedes Unternehmen kennt: Die Rechnung an einen Kunden ist erstellt und versandt. Dieser hat Anmerkungen zur Rechnung und fordert eine korrigierte Version an. Da die gebuchten Rechnungen in Business Central revisionssicher sind, kann die ausgestellte Rechnung nicht einfach angepasst, sondern muss storniert und neu erstellt werden.
In gebuchten Rechnungsbelegen – sowohl im Verkauf als auch im Einkauf – bietet Business Central drei Möglichkeiten der Korrektur an: Korrekturgutschrift erstellen, Stornieren und Korrigieren. Aber ich möchte doch nur die Rechnung richtig stellen. Korrigieren? Stornieren? Korrekturgutschrift erstellen? Was denn nun? Und wann benötige ich was? Was hinter den einzelnen Funktionen steckt und welche Auswirkungen diese auf die gebuchte Rechnung haben, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
Der Menüpunkt “Korrekturgutschrift erstellen” in einer gebuchten Rechnung erzeugt eine Gutschrift auf Basis der Informationen der gebuchten Rechnung. Die Gutschrift wird lediglich erzeugt (und nicht gebucht), wodurch sie vor dem Buchen noch angepasst werden kann (bspw. Beträge, Mengen etc).
Beim Buchen: Die erzeugte Gutschrift und gebuchte Rechnung werden miteinander ausgeglichen. Je nach Betrag der Gutschrift wird die Rechnung damit vollständig ausgeglichen oder es verbleibt ein Restbetrag der geb. Rechnung.
Erzeugt eine Gutschrift auf Basis der Informationen der geb. Rechnung und verbucht diese direkt. Es können somit in der Gutschrift keine Anpassungen mehr vorgenommen werden.
Beim Buchen: Die Gutschrift wird gegen die Rechnung gebucht und die Rechnung wird damit vollständig ausgeglichen. Danach wird die Geb. Einkaufsrechnung als „abgebrochen“ gekennzeichnet.
Erzeugt und bucht direkt eine Gutschrift mit den Informationen der geb. Rechnung. Es können in der Gutschrift keine Anpassungen mehr vorgenommen werden. Wurde die ursprüngliche geb. Rechnung aus einer Bestellung/einem Verkaufsauftrag erstellt, endet der automatisierte Prozess hier. Eine neue Rechnung muss manuell angelegt werden. Wurde die ursprüngliche Rechnung nicht aus einer Bestellung oder einem Verkaufsauftrag erstellt, wird nach dem Buchen der Gutschrift automatisch eine neue Rechnung mit den Informationen der ursprünglichen geb. Rechnung erzeugt. Diese kann vor dem Buchen angepasst werden.
Beim Buchen: Die Gutschrift wird gegen die geb. Rechnung gebucht und vollständig ausgeglichen. Danach wird die Geb. Rechnung als „abgebrochen“ gekennzeichnet. Je nach Ausgangssituation wird automatisch eine neue Rechnung auf Grundlage der ursprünglichen geb. Rechnung erstellt.
Wichtig im Zusammenhang mit Rechnungen und Gutschriften ist, dass wenn Artikel über eine Gutschrift gebucht wird, entstehen hierdurch Artikelposten und somit Warenbewegungen. Ist das Ziel eine reine Betrags- bzw. Wertgutschrift zu erzeugen, darf in der Gutschrift kein Artikel verwendet werden. Hierfür wäre die Funktion “Korrekturgutschrift erstellen” hilfreich, da bei dieser Option die Gutschrift nicht direkt verbucht wird.
JULIA CONTELLY
business consultant
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