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Es ist schön, wenn das Zusammenspiel zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Debitoren reibungslos funktioniert. Diese kaufen Ihre Ware, erhalten und bezahlen diese. Dass dies in der Praxis aber nicht immer der Fall ist und debitorische Zahlungsverzögerungen auftreten, ist eher Normalfall als Ausnahme. Hier soll es um den Mahnprozess gehen und darum, wie dieser in Business Central implementiert ist. Wie werden Mahnungen an den Debitor gestellt? Wie werden Mahngebühren gestaffelt? Werden diese verbucht? Können unterschiedliche Mahntexte verwendet werden? Diese Fragen werden hier beantwortet.
Grundlage für das Ausstellen von Mahnungen ist die Erstellung von Mahnmethoden. Mahnmethoden legen fest, wann und wie Mahnungen erstellt werden.
In Business Central können Mahnmethoden erstellt und einem Debitor zugewiesen werden. In der Mahnmethode werden folgende Informationen definiert:
Wichtige Informationen für die Mahnmethoden:
Die Mahnstufen: Diese definieren alle möglichen Eskalationslevel der auszustellenden Mahnung. Es gibt also mehrere Stufen und für jede Mahnstufe kann eine individuelle Mahnung erstellt werden. Wenn eine Mahnung ausgestellt und nicht innerhalb des Mahnungs-Fälligkeitsdatum beglichen wurde, wird beim erneuten Erstellen der Mahnung diese mit einer um 1 erhöhten Mahnstufe erstellt. So könnte beispielsweise für die erste Mahnstufe eine erste Mahnung erstellt werden, in welcher freundlich darauf hingewiesen wird, dass eine Debitorenrechnung nicht gezahlt wurde, also eine Art „Freundliche Erinnerung“, bei der letzten Mahnung hingegen könnte die Zahlungsaufforderung mit etwas mehr Nachdruck erfolgen. Die Konfiguration der Mahnstufen ist im Abschnitt “Mahnmethode erstellen: Mahnstufen” im Detail erläutert.
Max. Anzahl Mahnungen: wie viele Mahnungen können maximal für eine Rechnung erstellt werden, bevor die Mahnungen als erfolglos erachtet werden und gegebenenfalls rechtliche Schritte eingeleitet oder ein Inkassounternehmen kontaktiert werden muss. Vielleicht fragen Sie sich jetzt, ob die maximale Anzahl der Mahnungen von der Anzahl der Mahnstufen abweichen kann. In der Tat kann sie höher sein. Folgendes Szenario: Eine Mahnmethode hat 3 Mahnstufen, aber die maximale Anzahl der Mahnungen ist 6. Dann könnte damit folgende Logik abgebildet werden. Über die erste Mahnstufe wird eine Mahnung erstellt, über die zweite Mahnstufe die zweite Mahnung, über die dritte Mahnstufe hingegen werden die dritte, vierte, fünfte und sechste Mahnung ausgestellt. Beim Erreichen der maximal auszustellenden Mahnungen für eine Rechnung, werden weitere Mahnungen für diesen Debitor gesperrt, bis diese Rechnung bezahlt wurde. In diesem Fall wird die Debitorenakte beispielsweise an einen Anwalt oder ein Inkassounternehmen weitergegeben.
Zinsen buchen / Zusätzliche Gebühren buchen / Zusätzliche Gebühren pro Position buchen: In den Mahnstufen können pro Mahnstufe ein zusätzlicher Zinsbetrag (wegen verzögerter Zahlung), eine zusätzliche Gebühr auf Kopfebene der Mahnung, sowie zusätzliche Gebühren auf Zeilenebene der Mahnungen definiert werden. Bei Aktivierung dieser Felder werden die entsprechenden Beträge gebucht.
Minimalbetrag: Gibt den Minimalbetrag an, der geschuldet werden muss, bevor eine Mahnung bei nicht rechtzeitigem Zahlungseingang ausgestellt wird.
Wie bereits im Bereich “Mahnstufen erstellen” definiert, wird beim erstmaligen Registrieren einer Mahnung für einen Debitor die Konfiguration von Mahnstufe 1 verwendet und wenn kein Zahlungseingang erfolgt, wird für die nächste ausgestellte Mahnung die Mahnstufe erhöht.
Hier wollen wir einen genaueren Blick auf die Konfigurationsmöglichkeiten der Mahnstufen werden.
Wichtige Fehler der Mahnstufen:
Toleranzperiode: Zeitraum, ab dem Fälligkeitsdatum der entsprechenden Rechnung (bei Mahnstufe 1) oder dem Fälligkeitsdatum der darunterliegenden Mahnstufe (ab Mahnstufe 2), welcher abgewartet wird, bis die neue Mahnstufe angesprochen wird und eine Mahnung für dieser Mahnstufe registriert werden kann.
Beispiel: Fälligkeitsdatum Mahnstufe 1: 01.06.2024, Toleranzperiode: 7T, Dokumentdatum der Mahnung auf Mahnstufe 2: 08.06.2024
Fälligkeitsformel: Formel zur Berechnung des Fälligkeitsdatums der Mahnung.
Beispiel von oben: Fälligkeitsdatum Mahnstufe 1: 01.06.2024, Toleranzperiode: 7T, Fälligkeitsformel: 1M, Fälligkeitsdatum der Mahnstufe: 08.07.2024
Zinsen berechnen: gibt an, ob Zinsen berechnet und auf der entsprechenden Mahnung ausgewiesen werden. Die Berechnungen der Zinsen werden in den Zinskonditionen definiert.
Zusätzliche Gebühr & zusätzliche Gebühr pro Position: hier wird angegeben, wie hoch die zusätzliche Mahngebühr auf Kopf- und Zeilenebene ist
Berechnungstyp zusätzliche Gebühr: Es gibt hier drei Möglichkeiten. “Fixiert” bedeutet, dass die Werte der Felder “Zusätzliche Gebühr” und “Zusätzliche Gebühr pro Position” verwendet werden. “Einzeln dynamisch” und “Einzeln dynamisch” beziehen sich auf die Einrichtung “Zusätzliche Gebühr”, welche über die Mahnstufen aufgerufen werden kann.
Beschreibung zusätzliche Gebühr pro Position: Hier wird definiert, welcher Beschreibungstext in den Mahungszeilen jeweils angegeben wird. Hier können bei Bedarf verschiedene Platzhalter genutzt werden:
%1 Inhalt des Felds Dokumentdatum auf dem Mahnungskopf
%2 Inhalt des Felds Fälligkeitsdatum auf dem Mahnungskopf
%3 Inhalt des Felds Zinssatz in den zugehörigen Zinskonditionen
%4 Inhalt des Felds Restbetrag auf dem Mahnungskopf
%5 Inhalt des Felds Zinsbetrag auf dem Mahnungskopf
%6 Inhalt des Felds Zusätzliche Gebühr auf dem Mahnungskopf
%7 Der Gesamtbetrag der Mahnung
%8 Inhalt des Felds Mahnstufe auf dem Mahnungskopf
%9 Inhalt des Felds Währungscode auf dem Mahnungskopf
%10 Inhalt des Felds Buchungsdatum auf dem Mahnungskopf
%11 Der Unternehmensname
%12 Inhalt des Felds Zusätzliche Gebühr pro Position auf dem Mahnungskopf
Beispiel: „Sie schulden %9 %7 fällig am %2“. Das Ergebnis wird folgender Text sein: “Sie schulden EUR 1.200.00 fällig am 08.06.2024“
Vor- und Nachtexte: es können Vor- und Nachtexte für jede Stufe der Mahnung definiert werden, welche vor und nach den überfälligen Zeilen angezeigt werden.
Um zu definieren, über welche Mahnmethode ein Debitor im Falle einer Zahlungsverzögerung gemahnt werden soll, muss in den Debitorenstammdaten der Debitoren jeweils eine Mahnmethode zugewiesen werden. Diese Zuweisung erfolgt damit direkt über die Debitorenkarte im Feld “Mahnungsmethodencode”:
Das Erstellen der Mahnung bezieht sich nur auf das Erstellen des Mahndokuments. Das Ausstellen einer Mahnung hingegen bezieht sich auf die eigentliche Buchung der Mahnung, mit der die Mahnung gültig und an den Debitor gesendet wird. Auf das Ausstellen der Mahnung beziehen wir uns aber weiter unten.
Das Erstellen von Mahnungen für alle Debitoren wird meistens in der Mahnungsliste über den Stapelauftrag “Mahnungen erstellen” ausgeführt.
In der Maske des Stapelauftrags werden noch wichtige Felder definiert:
Das Ergebnis ist, dass nach Ausführung der Funktion jeweils eine Mahnung für alle Debitoren erstellt wird, welche überfällige Rechnungen bzw. Rechnungspositionen haben.
Wenn man eine Mahnung öffnet, ist ersichtlich, dass diese in den Zeilen auf mehrere Belegen verweisen kann.
Zuerst wird eine Mahnung erstellt und der Debitor angegeben. Mit der Funktion “Mahnungszeilen vorschlagen” werden für einen Debitor die entsprechenden Mahnungszeilen vorgeschlagen, für alle überfälligen Debitorenposten aus den Rechnungen des Debitors. Die (über-) fälligen Debitorenposten werden dann in die Mahnung übertragen.
Mahnungen können bearbeitet werden, um Zeilen anzupassen, um Gebühren hinzuzufügen oder zu entfernen und um Mahntexte einer anderen Mahnstufe zu nutzen. Das kann mit der Funktion “Mahntext aktualisieren” erreicht werden.
Um die Mahnung zu buchen, wird sie registriert. Dabei entsteht ein Beleg, der ausgedruckt und dem Debitor gesendet werden kann. Es entstehen auch Mahnungs- und ggf. Sachposten. Über die Mahnungskarte kann diese registriert werden. Alternativ geht das aber auch über die Mahnungsliste. Bei der Registrierung der Mahnung kann direkt angegeben werden, ob die Mahnung gedruckt oder per E-Mail an den Debitor gesendet werden soll.
Die registrierte Mahnung ist unter “Registrierte Mahnungen” zu finden. Da die Registrierung ausgeführt wurde, ist dort die Mahnstufe auf 1 gestiegen.
Diese Mahnung kann hier ebenfalls ausgedruckt werden.
Die entstandenen Mahnungsposten können ebenfalls eingesehen werden
Da wir die Mahnung registriert haben, ist diese nicht mehr im Bereich “Mahnungen” zu finden. Angenommen, wir hätten keinen Zahlungseingang nach der Mahnung bekommen und erstellen ca. 6 Wochen später erneut die Mahnungen, wird uns erneut eine Mahnung vorgeschlagen, jetzt mit erhöhter Mahnstufe. Wir registrieren diese erneut.
Eine registrierte Mahnung kann auch wieder storniert werden. Die registrierte Mahnung wird dadurch als storniert gekennzeichnet.
TIM OßWALD
ERP consultant
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