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Jährlich grüßt das Murmeltier und der Jahresabschluss steht wieder vor der Tür. Wie Sie den Jahresabschluss in Business Central managen und was Sie beachten sollten, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
Um den Jahresabschluss eines Jahres in Business Central vornehmen zu können, muss das darauffolgende Geschäftsjahr in Business Central angelegt werden. Ein Geschäftsjahr besteht in Business Central aus einzelnen Buchhaltungsperioden.
Um ein neues Geschäftsjahr anzulegen, muss auf der Seite “Buchhaltungsperioden” die Funktion “Jahr erstellen” ausgeführt werden.
Felder der Funktion “Jahr erstellen”:
Startdatum: gibt das erste Datum im neuen Geschäftsjahr an (bspw. 01.01.2024).
Anzahl Perioden: gibt an, wie viele Buchhaltungsperioden für das Geschäftsjahr
Periodenlänge: bestimmt dabei die Länge einer Buchhaltungsperiode.
In vielen Fällen umfasst ein Geschäftsjahr 12 Monate, wobei jeder Monat dabei eine eigene Buchhaltungsperiode darstellt.
Um das alte Geschäftsjahr abzuschließen, müssen die Buchhaltungsperioden geschlossen werden. Dazu kann die Funktion “Jahr abschließen” in den Buchhaltungsperioden ausgeführt werden.
Zu beachten ist hier, dass Business Central immer das älteste noch nicht geschlossene Geschäftsjahr schließt. Wenn also der Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2023 durchgeführt werden soll, müssen zuerst alle Buchhaltungsperioden geschlossen werden, die vor diesem Geschäftsjahr liegen und noch offen sind.
Sobald ein Geschäftsjahr geschlossen worden ist, kann das Startdatum des darauffolgenden Jahres nicht mehr angepasst werden.
Wichtig ist zudem, dass weiterhin Buchungen in das geschlossene Jahr vorgenommen werden können, sofern diese Buchungen nicht durch die Einschränkung des zugelassenen Buchungszeitraums in “Finanzbuchhaltung Einrichtung” verhindert werden. Diese Einrichtung sollte daher nach dem Jahresabschluss in Business Central unbedingt angepasst werden, um zu verhindern, dass weiterhin Buchungen ins bereits abgeschlossene Geschäftsjahr vorgenommen werden können.
Für bestimmte Benutzer kann dies aber über die Benutzereinrichtung übersteuert werden.
Um auch die Buchungen der Lagerbestände zum Geschäftsjahreswechsel abzuschließen und zu verhindern, dass nach dem Jahresabschluss weiterhin Bestandsbuchungen ( Artikelzu- oder -abgänge) im vergangenen Geschäftsjahr möglich sind, sollten die Lagerbuchungsperioden eines Jahres geschlossen werden.
Dazu kann über die “Buchhaltungsperioden” in die “Lagerbuchungsperioden” abgestiegen werden und dort das Enddatum der Periode eingetragen werden. Mit dem Ausführen der Funktion “Periode schließen” werden die Lagerbuchungsperioden bis zum Tag des gesetzten Enddatums geschlossen.
Zu beachten ist hier, dass der Lauf „Lagerregulierung fakturierte Einstandspreise” und “Lagerregulierung buchen” für das vergangene Geschäftsjahr bereits abgeschlossen und die Einstandspreise der Artikel damit reguliert sind.
Lagerbuchungsperioden können auch wieder geöffnet werden.
Nachdem das Geschäftsjahr abgeschlossen worden ist, sollte die GuV-Konten Nullstellung in Business Central durchgeführt werden. Diese bucht das Ergebnis der GuV-Konten auf ein Bilanzkonto.
Um den Lauf zu starten, kann über die allgemeine Suche in Business Central nach “GuV-Konten Nullstellung” gesucht werden. Es öffnet sich ein Abfragefenster, in dem die Rahmenbedingungen für die Nullstellung mitgegeben werden können.
Felder der Funktion “GuV-Konten Nullstellung durchführen”:
Geschäftsjahr Enddatum: gibt das letzte Datum im abgeschlossenen Geschäftsjahr an. Dieses Datum wird zum Ermitteln des Ultimodatums verwendet. Hierzu später mehr.
Buch.-Blattvorlage & Buch.-Blattname: Da die GuV-Konten Nullstellung nicht automatisch gebucht wird, sondern die einzelnen Buchzeilen in ein Buch.-Blatt übertragen werden, ist die Angabe der Buch.-Blattvorlage und des Buch.-Blattnamens im Bericht relevant. In das dort ausgewählte Buch.-Blatt werden die Buchungssätze übertragen, die dann hier vom Sachbearbeiter kontrolliert und gebucht werden können.
Abschlusskonto GuV: definiert das Bilanzkonto, auf das der Gewinn/Verlust gebucht werden soll. Dieses Konto wird als Gegenkonto für die zuvor ermittelten Buchungszeilen hinterlegt.
Das Ergebnis der Kalkulation der GuV-Konten Nullstellung ist dann im Buch.-Blatt zu sehen. Dort werden die einzelnen GuV-Konten aufgeführt, auf die im betrachteten Jahr Buchungen gelaufen sind. Beim Buchen des Buch.-Blatts werden diese gegen das definierte Abschlusskonto GuV gebucht. Die Buchung erfolgt in die U-Periode.
Hinweis: Die GuV-Konten Nullstellung kann mehrfach für ein Jahr ausgeführt werden. Wurde beispielsweise die GuV-Konten Nullstellung bereits durchgeführt, es mussten aber nachträglich nochmals Korrekturbuchungen für das betrachtete Geschäftsjahr vorgenommen werden, kann die GuV-Konten Nullstellung erneut durchlaufen und gebucht werden.
Das Ultimodatum (auch U-Periode genannt) ist in Business Central ein fiktives Datum, welches dem Jahresabschluss dient. Es stellt den Wimpernschlag zwischen altem und neuem Geschäftsjahr dar und lässt sich am “U” vor dem Buchungsdatum erkennen. In unserem Beispiel wird die GuV-Konten Nullstellung in die U-Periode U31.12.23 gebucht. Das Ultimodatum wird in Business Central verwendet, damit die Salden eines Geschäftsjahres per Ende des Geschäftsjahres weiterhin erhalten bleiben. Würde der Jahresabschluss statt in die U-Periode auf den 31.12.23 gebucht werden, würden die GuV Konten per 31.12.23 einen Saldo von Null aufweisen. Durch das Buchen des Abschlusses per Ultimodatum, können die Salden per 31.12.23 weiterhin eingesehen werden.
Die U-Periode ist nicht gleichzusetzen mit zusätzlichen Buchungsperioden aus anderen Buchhaltungsprogrammen. Business Central führt die Posten jahresübergreifend fort. Daher gibt es keine Schlussbilanz und Eröffnungsbilanzbuchungen. Dass es diese Posten in anderen Programmen gibt, ist oftmals von technischer Natur. Das Geschäftsjahr ist eine eigene Datenbank und da müssen letzten Endes die Eröffnungs- und Abschlussbuchungen irgendwie angelegt werden. Da Business Central diese Posten technisch nicht benötigt, bedeutet aber nicht, dass die Posten nicht angezeigt werden können. Diese beiden Posten werden in den Auswertungen durch die Filterung auf die Geschäftsjahreszeiträume ermittelt. Diese Auswertungen lassen allerdings die U-Periode außer Acht.
Für die Kennzeichnung von Korrekturbuchungen für oder den Jahresabschluss betreffend, empfiehlt es sich daher einen entsprechenden Ursachencode mitzugeben.
Sofern Sie Jahreszahlen oder -kürzel in Ihren Belegnummernserien verwenden, sollten auch diese zum Jahreswechsel angepasst werden. Dazu öffnen Sie die Seite der “Nummernserie” in Business Central, wählen dort eine Nummernserie, die Jahreszahlen beinhaltet und wählen den Menüpunkt “Zeilen” aus.
In den Zeilen einer Nummernserie kann ein Startdatum, sowie Startnummer und Endnummer einer Nummernserie mitgegeben werden. Zum Jahreswechsel wäre es daher wichtig, dass die Nummernserienzeile für das neue Geschäftsjahr mit Startdatum angelegt wird.
Tipp: Sie können auch die Nummernserienzeilen für künftige Jahre bereits hinterlegen. Wichtig ist dabei nur, das jeweilige Startdatum zu hinterlegen. Beim Anlegen von Belegen orientiert sich Business Central am Arbeitsdatum des Benutzers. Das Arbeitsdatum entspricht in aller Regel dem aktuellen Datum, sofern dieses nicht über “Meine Einstellungen” verändert worden ist.
Am Beispiel:
Es ist der 03.01.2024. Ist mein Arbeitsdatum in Business Central auch 03.01.2024, wird beim Anlegen eines Verkaufsauftrags automatisch die Nummernserie vom Geschäftsjahr 2024 gezogen. Stelle ich dagegen mein Arbeitsdatum in Business Central um auf den 20.12.2023, wird beim Anlegen eines Verkaufsauftrags die Nummernserie von 2023 gezogen. Wichtig zu beachten ist hierbei, dass beim Buchen des Belegs (als geliefert und/oder fakturiert) die Nummernserie der entsprechenden gebuchten Belege verwendet wird. Buchungen für das geschlossene Geschäftsjahr. Um Buchungen in das geschlossene Geschäftsjahr zu verhindern, muss in der Einrichtung der Finanzbuchhaltung die Buchungsperiode angepasst werden. Während es in anderen Buchhaltungssystemen für solche Buchungen zusätzliche Perioden gibt, hat Business Central hier eine andere Systematik.
Generell werden Buchungen in ein geschlossene Geschäftsjahr automatisch mit dem Attribut “Nachbuchung (Prior-Year Entry) gekennzeichnet. So sind diese Buchungen auswertbar. Eine weitere Möglichkeit wäre, die Periode über einen entsprechenden Ursachencode beim Buchen abzubilden. Auch dieses Attribut ist später in den Sachposten filterbar.
JULIA CONTELLY
business consultant
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