Business Central
Ina Rogalev
6. Mai 2026
Seit der Einführung von Microsoft Dynamics Business Central vor gut acht Jahren hat sich der Support für Dynamics NAV / Navision-Installationen immer weiter reduziert. Der Extended Support für die letzte offizielle Version Dynamics NAV 2018 endet am 11. Januar 2028. Die Verfügbarkeit von Partner-Erweiterungen hat sich seitdem ebenfalls stark eingeschränkt. Kein Wunder, liegen zwischen Dynamics NAV 2018 (interne Versionsnummer v11.0) und der aktuellen Version von Business Central v28 mittlerweile ganze 17 Release-Versionen und die neuere und modernere Architektur von Business Central.
Die Ankündigung von Microsoft kommt daher nicht ganz unerwartet: das offizielle und endgültige Aus für Dynamics NAV / Navision zum 30. April 2031.
Diese Entscheidung bedeutet, dass ab diesem Zeitpunkt:
Die bestehende Kauflizenz kann grundsätzlich weiter genutzt werden. Lizenzseitig entsteht jedoch eine Art „tote“ Lizenz: Dynamics NAV / Navision hört dann zwar nicht auf zu funktionieren, kann aber nicht mehr erweitert werden. Zudem verliert man das Recht auf das kostenlose Lizenz-Upgrade auf Business Central.
Kunden, die Dynamics NAV über eine Mietlizenz nutzen, trifft die Änderung wesentlich härter: Kann die Subscription nach dem 30. April 2031 nicht mehr verlängert werden, endet mit Ablauf der bestehenden Lizenzperiode auch das Nutzungsrecht für Navision.
Stand jetzt, werden auch die Entwicklerlizenzen für Partner ab diesem Datum beginnen auszulaufen.
Aktuelle Anforderungen bringen in die Jahre gekommene Dynamics NAV / Navision-Systeme, die sich nicht mehr im regulären Update-Zyklus befinden, bereits heute immer wieder an Grenzen. Dazu gehören beispielsweise:
Dafür musste immer wieder angepasst oder auf Drittsysteme zurückgegriffen werden.
Das Ende der Erweiterungsmöglichkeit für Dynamics NAV / Navision-Lizenzen erschwert zukünftige Anpassungen zusätzlich. Bestehende Objekte müssen gegebenenfalls zunächst freigeräumt werden. Neue Mitarbeiter können im Zweifel nicht auf das System zugreifen, wenn keine zusätzlichen Lizenzen mehr ergänzt werden können.
Die Entscheidung von Microsoft bedeutet für Dynamics NAV / Navision-Kunden deshalb, sich zeitnah mit dem Thema Upgrade zu befassen. Nicht, weil heute umgestellt werden muss, sondern damit morgen kein Zugzwang entsteht.
Bei der Planung des weiteren Vorgehens stellen sich zwei grundlegende Fragen: Wie soll Business Central künftig lizenziert und bereitgestellt werden? Wie sollen bestehende Prozesse, Anpassungen und Daten migriert werden?
On-Premises bedeutet, dass Business Central nicht durch Microsoft als Onlinedienst bereitgestellt wird. Für die Einordnung als On-Premises ist unerheblich, ob das System auf dem eigenen Server, auf Infrastruktur eines Hostinganbieters oder auf Infrastruktur in Microsoft Azure betrieben wird. Alles, was kein Business Central Online ist, ist On-Premises.
Microsoft hat den Verkauf von Business-Central-On-Premises-Kauflizenzen an Neukunden zum 1. April 2025 eingestellt. Bestehende Dynamics NAV / Navision-Kunden mit einer Perpetual-Lizenz und aktivem Enhancement Plan sind davon ausdrücklich ausgenommen und können ihre bestehende Lizenz noch bis zum 30. April 2031 auf Business Central upgraden.
Diese Kunden verfügen im Rahmen ihres aktiven Enhancement Plans über entsprechende Upgrade-Rechte auf Business Central, ohne die Business-Central-Lizenz neu erwerben zu müssen. Die Kosten für die technische und fachliche Migration sind davon unabhängig.
Ein Wechsel auf Business Central SaaS ist jederzeit möglich. Wichtig zu wissen ist, dass bei einem Wechsel keine Anrechnung des laufenden Enhancement Plans oder des Lizenzvolumens erfolgt. Es gibt jedoch immer wieder Microsoft Promotions für den Umstieg auf SaaS.
Neben der organisatorischen Planung spielt beim Umstieg auf SaaS auch der Zeitpunkt der Verlängerung der Dynamics NAV / Navision-Lizenz eine Rolle.
Je nach Szenario können mit SaaS-Lizenzen und Dual Use Rights On-Premises und SaaS zeitweise parallel betrieben werden.
Für die Berechnung der effektiven Kosten darf bei SaaS nicht außer Acht gelassen werden, dass in der Lizenz nicht nur Business Central, sondern auch die komplette Infrastruktur und deren Wartung durch Microsoft enthalten sind.
Neben der Frage nach Lizenzierung und Bereitstellung stellt sich beim Wechsel von Dynamics NAV / Navision auf Business Central die Frage, wie mit bestehenden Daten, Anpassungen und Prozessen umgegangen wird.
Während das Upgrade der On-Premises-Lizenz im Rahmen eines aktiven Enhancement Plans kostenlos ist oder der Wechsel auf SaaS durch laufende Microsoft Promotions rabattiert werden kann, fallen je nach Vorgehen unterschiedliche Kosten für die eigentliche Migration an.
Grundsätzlich lassen sich drei Ansätze unterscheiden:
New Start und Clean Start verfolgen den gleichen Grundgedanken: Das über Jahre gewachsene Dynamics NAV / Navision-System wird nicht einfach eins zu eins nach Business Central übertragen. Stattdessen werden die Prozesse auf Basis der heutigen Möglichkeiten von Business Central neu betrachtet und aufgebaut.
Gerade in älteren Dynamics NAV / Navision-Installationen wurden zahlreiche Anforderungen individuell programmiert, weil entsprechende Funktionen im damaligen Standard nicht vorhanden waren.
Business Central hat sich seitdem erheblich weiterentwickelt. Funktionen, die früher individuell entwickelt werden mussten, sind heute teilweise Bestandteil des Standards oder können durch marktverfügbare Extensions abgebildet werden.
Deshalb sollte sowohl bei einem New Start als auch bei einem Clean Start eine Prozessanalyse Bestandteil des Projektes sein. Für bestehende Prozesse sollte geprüft werden:
Je älter eine Dynamics NAV / Navision-Installation und je größer der Umfang historisch gewachsener Anpassungen ist, desto wichtiger ist es, diese nicht ungeprüft nach Business Central zu übertragen.
New Start und Clean Start bieten damit nicht nur die Möglichkeit, Dynamics NAV / Navision technisch abzulösen. Die notwendige Migration kann gleichzeitig genutzt werden, um die Digitalisierungsstrategie des Unternehmens weiterzuentwickeln und den digitalen Reifegrad zu erhöhen.
Dabei können beispielsweise:
Diese Möglichkeiten waren in älteren Dynamics NAV / Navision-Installationen teilweise nur mit erheblichem Entwicklungsaufwand realisierbar.
Dieser Aspekt kann auch bei der Finanzierung des Projektes interessant werden. Investitionen, die über eine reine Ersatzbeschaffung hinausgehen und einen tatsächlichen Digitalisierungsschritt darstellen, können unter bestimmten Voraussetzungen durch öffentliche Förderprogramme unterstützt werden.
Ein ohnehin notwendiger Wechsel von Dynamics NAV / Navision auf Business Central sollte deshalb nicht nur unter der Frage betrachtet werden:
„Wie ersetzen wir unser bestehendes ERP-System?“
Sondern auch:
„Welche Prozesse können wir mit dem neuen ERP-System besser und digitaler gestalten?“
Damit kann aus einer notwendigen Systemmigration ein Digitalisierungsprojekt werden, das unter Umständen auch die Voraussetzungen entsprechender Förderprogramme erfüllt.
Bei einem New Start beginnt man mit einer neuen Business-Central-Umgebung ohne die historischen Bewegungsdaten aus Dynamics NAV / Navision.
Benötigte Stammdaten, offene Posten und Anfangsbestände werden zum Umstellungszeitpunkt übernommen beziehungsweise neu aufgebaut.
Dadurch bekommt der Zeitpunkt der Umstellung eine besondere Bedeutung. Wird Business Central als führendes Finanzbuchhaltungssystem eingesetzt, muss insbesondere bei einem unterjährigen Wechsel festgelegt werden, welche Daten für Buchhaltung sowie Monats- und Jahresabschluss benötigt werden.
Je nach organisatorischen und buchhalterischen Anforderungen kann deshalb eine Umstellung zum Beginn eines Geschäftsjahres Vorteile bieten.
Der Vorteil des New Start liegt in der konsequenten Trennung vom bisherigen System:
Der Clean Start verfolgt bei Prozessen und Anpassungen den gleichen Ansatz wie der New Start. Die bisherigen individuellen Anpassungen werden entfernt und die benötigten Funktionen auf Basis des aktuellen Business-Central-Standards neu aufgebaut.
Der wesentliche Unterschied liegt bei den historischen Daten.
Beim Clean Start werden die migrierbaren Standarddaten der bisherigen Dynamics NAV / Navision-Datenbank nach Business Central übernommen. Individuelle Anpassungen und deren Geschäftslogik werden dagegen nicht übernommen.
Daten aus ehemaligen individuellen Tabellen oder Feldern können technisch weiterhin vorhanden sein, sind ohne eine entsprechende neue Implementierung aber nicht automatisch über Masken, Auswertungen oder Funktionen von Business Central nutzbar.
Vereinfacht kann man den Clean Start deshalb als New Start mit Historie betrachten.
Der Vorteil liegt insbesondere darin, dass historische Finanz-, Umsatz- und Stammdaten – soweit sie Bestandteil der Standardmigration sind – weiterhin direkt in Business Central zur Verfügung stehen.
Damit reduziert sich auch die Abhängigkeit des Umstellungszeitpunktes vom Geschäftsjahr. Historische Daten müssen nicht ausschließlich über Anfangsbestände oder ein separates Altsystem bereitgestellt werden.
Beide Ansätze ermöglichen einen fachlichen Neustart und die Überarbeitung bestehender Prozesse. Der Unterschied liegt hauptsächlich im Umgang mit der Historie:
Damit bietet sich der Clean Start insbesondere dann an, wenn ein fachlicher Neustart gewünscht ist, gleichzeitig aber der direkte Zugriff auf die Historie im neuen Business Central erhalten bleiben soll.
Die dritte Variante ist das Full Upgrade. Hierbei wird nicht nur der Standard von Dynamics NAV / Navision auf Business Central migriert. Auch die individuellen Anpassungen und der dafür entwickelte Programmcode werden auf die aktuelle Business-Central-Architektur gehoben.
Das grundsätzliche Ziel ist dabei, die vorhandenen Funktionen und damit die bestehenden Prozesse möglichst vollständig zu erhalten.
Genau hier liegt ein wesentlicher Unterschied zum New Start und Clean Start.
Auch bei einem New Start oder Clean Start bedeutet der Verzicht auf die bisherigen Anpassungen keineswegs, dass anschließend keine individuellen Entwicklungen mehr notwendig sind. Nach der Analyse der zukünftigen Prozesse können weiterhin Anforderungen übrigbleiben, die weder der Business-Central-Standard noch verfügbare Extensions abdecken. Diese Funktionen müssen dann neu entwickelt werden.
Der Unterschied liegt vielmehr im Ausgangspunkt der Betrachtung:
New Start und Clean Start: Zunächst wird der Geschäftsprozess betrachtet. Wie soll der Prozess zukünftig aussehen und mit welchen heutigen Möglichkeiten von Business Central lässt er sich umsetzen? Erst wenn Standard und verfügbare Extensions nicht ausreichen, wird eine individuelle Entwicklung vorgesehen.
Full Upgrade: Die Funktion existiert bereits als Programmcode im Altsystem. Soll sie grundsätzlich hinterfragt werden, muss zunächst verstanden werden, was der vorhandene Code abbildet und warum er ursprünglich entwickelt wurde.
Gerade bei alten und stark individualisierten Dynamics NAV / Navision-Systemen kann dies erheblichen Aufwand verursachen. Dokumentationen sind nicht immer vollständig oder aktuell und die tatsächliche Geschäftslogik steckt teilweise in über viele Jahre verändertem Programmcode.
Will man eine solche Funktion nicht einfach übernehmen, muss aus der bestehenden technischen Implementierung zunächst wieder die fachliche Anforderung beziehungsweise der dahinterliegende Geschäftsprozess herausgearbeitet werden. Anschließend kann geprüft werden, ob dieser Prozess heute durch den Business-Central-Standard, eine Extension oder eine neue Individualentwicklung besser abgebildet werden kann.
Dieser zusätzliche Schritt kann eine vollständige Prozessanalyse bei einem Full Upgrade deutlich aufwendiger machen.
Beim Full Upgrade gibt es in der Praxis zwei grundsätzliche Vorgehensweisen:
Bestehende Funktion übernehmen
Die vorhandene Funktionalität wird technisch auf Business Central gehoben. Der Analyseaufwand ist auf die für das Upgrade erforderliche technische Betrachtung begrenzt. Dafür werden der bestehende Prozess und möglicherweise auch dessen Schwächen übernommen.
Bestehende Funktion hinterfragen
Die vorhandene Funktionalität wird zunächst fachlich und technisch analysiert. Der dahinterliegende Prozess wird rekonstruiert und anschließend gegen die heutigen Möglichkeiten von Business Central bewertet.
Das eröffnet die gleichen Möglichkeiten zur Prozessoptimierung wie bei einem New oder Clean Start, kann aber gerade bei komplexem Altcode erheblichen zusätzlichen Analyseaufwand verursachen.
Ein Full Upgrade schließt eine Prozessanalyse deshalb keineswegs aus. Es muss jedoch bewusst entschieden werden, bei welchen Funktionen sich diese Analyse lohnt und welche bestehenden Prozesse unverändert übernommen werden sollen.
Eine Analyse ist insbesondere dort sinnvoll, wo:
Letzteres ist bei großen und über viele Jahre stark angepassten Dynamics NAV / Navision-Systemen keine Seltenheit. Wurden Anpassungen nicht sauber in den damaligen Standard integriert oder über viele Versionen immer wieder erweitert, kann für Business Central ohnehin eine umfangreiche Refaktorisierung erforderlich sein.
Spätestens dann sollte geprüft werden, ob es sinnvoll ist, die bestehende Implementierung erneut aufzubauen oder den zugrunde liegenden Prozess neu zu gestalten.
Das Full Upgrade ist damit nicht automatisch die Variante ohne Prozessanalyse. Es ermöglicht vielmehr, individuell zu entscheiden, welche Prozesse unverändert übernommen und bei welchen Funktionen die Migration für eine Neugestaltung genutzt werden soll.
Die Ablösung von Dynamics NAV / Navision muss nicht heute erfolgen – sie sollte aber heute geplant werden.
Welche Lizenzstrategie sinnvoll ist, ob Business Central Online oder On-Premises die bessere Lösung darstellt und ob sich für die Migration ein New Start, Clean Start oder Full Upgrade eignet, hängt stark von der bestehenden Installation und den Anforderungen des Unternehmens ab.
Sprechen Sie uns gerne an. Wir beraten Sie sowohl zu den Möglichkeiten und Fristen der Lizenzierung als auch zur passenden Migrationsstrategie und unterstützen Sie bei der Planung des Weges von Dynamics NAV / Navision zu Business Central.
MARKUS WEILAND
project manager
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