Die Verarbeitung der E-Rechnung in Microsoft

Die E-Rechnung kommt! Wann, wieso und was will sie überhaupt von mir?! – Teil 6

Ab dem 01. Januar 2025 zählt in Deutschland die E-Rechnungspflicht. Was das konkret bedeutet, wieso eine solche Änderung eingeführt wird und was sich für Unternehmen in Zukunft ändert, sind Themen, mit denen wir uns in der folgenden Blogreihe beschäftigen werden.

Weitere Teile der Blogreihe zur E-Rechnung:

TEIL 1: Was bedeutet die E-Rechnung

TEIL 2: Übergangsregeln und Zeitplan der E-Rechnung

TEIL 3: Formatunterschiede der E-Rechnung

TEIL 4: Voraussetzungen für die Übertragung der E-Rechnung

TEIL 5: Die E-Rechnung in der Praxis

Was bedeutet die Einführung der E-Rechnung konkret für Unternehmen, wenn sie Microsoft Business Central oder Navision im Einsatz haben?

Norwegen hat im April 2019, ähnlich wie Deutschland, ab November 2020 für die Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung ein elektronisches Rechnungsformat verpflichtend eingeführt. In diesem Zusammenhang wurde von Microsoft im Dezember 2018 in allen noch unterstützten Navision-Versionen PEPPOL BIS 3.0 zur Verfügung gestellt. Norwegen hat in diesem Zusammenhang auch den Versand über PEPPOL verpflichtend eingeführt.

Da das Rechnungsformat von PEPPOL BIS 3.0 zu EN16931 (UBL Invoice) passt, ist Navision ab Dezember 2018 in der Lage gewesen, elektronische Rechnungen als XRechnung- kompatibles Format zu erstellen und über die Belegsendeprofile sogar per E-Mail zu versenden. 

Hier eine Übersicht der von Microsoft zur Verfügung gestellten Updates:

Microsoft Dynamics NAV Version: Ab kumulativem Update

Microsoft Dynamics NAV 2015: 2015 CU50 

Microsoft Dynamics NAV 2016: 2016 CU38

Microsoft Dynamics NAV 2017: 2017 CU25

Microsoft Dynamics NAV 2018: 2018 CU12

Ab Business Central: Vorhanden

Aus der Tabelle geht hervor: Relevant ist, welches kumulative Update bei Navision installiert ist. Die elektronische Rechnung über den Navision Standard beschränkt sich ausschließlich auf eine zu EN16931 (UBL Invoice) kompatible Variante. Benötigt man ZUGfERD oder das in ZUGfERD eingebette CII, ist man auf Sonderlösungen angewiesen.

Bis einschließlich Microsoft Dynamics NAV 2013R2 besteht Handlungsbedarf, die Funktionalität im System nachzuziehen.

Hier hat man im Grunde drei Möglichkeiten. 

Am 10. Januar 2023 endete der Mainstream-Support für Microsoft Dynamics NAV 2018. Somit kann es sein, dass auch bei den Partnern, die Erweiterungen für diese Versionen anbieten, der Support für diese Version eingestellt wurde oder nur noch in einem sehr begrenzten Umfang zur Verfügung steht. 

Mit Standardfunktionen könnte man einen entsprechenden EDI Clearing-Dienst anbinden, welcher im Grunde nur die Kopf- und Zeilendaten benötigt. Das Erstellen und Versenden der elektronischen Rechnung erfolgt dann über den EDI Clearing-Dienst.

Eine weitere Möglichkeit? Eine individuelle Entwicklung. Hier ist aber auch zu beachten, dass mit absteigender Version – ab Microsoft Dynamics NAV 2013R2 – die technischen Möglichkeiten zur Erstellung rapide abnehmen und man zusätzliche Bibliotheken einsetzen muss. Die letzte aktuell (Juni 2024) von Microsoft noch per Mainstream-Support unterstützte Version ist 2023 Wave 1 (v22.x), allerdings nur noch bis Oktober 2024.

Wichtig für Sie:

Unabhängig davon, ob Ihre veraltete Version die elektronische Rechnung noch unterstützt, sollten Sie ein Upgrade in Betracht ziehen. Dies gilt besonders, wenn Sie eine Version bis einschließlich Business Central Spring 2019 (v14) verwenden. Ab den nachfolgenden Versionen erleichtert Ihnen die neue Business Central Architektur die Erweiterung und die Aktualisierung erheblich.

Bitte beachten Sie, dass dies nur für die On-Premises-Varianten gilt. Wenn Sie die Microsoft Cloud-Bereitstellung nutzen, sorgt Microsoft automatisch dafür, dass Sie stets auf die neuesten Versionen aktualisiert werden.

Falls Sie ein Upgrade, eine maßgeschneiderte Entwicklung oder Beratung und Analyse benötigen, sprechen Sie uns gerne an.

Mit der Einführung der Datenaustauschdefinitionen ist man ab Microsoft Dynamics NAV 2016 in der Lage, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. 

Über die Datenaustauschdefinitionen konfiguriert man das Schema der zu empfangenden Dateien und kann dann anschließend die elektronische Rechnung, über eingehende Belege, in die Zielbelegart umwandeln.

Die Herausforderungen in der Praxis?

Wir setzen in unseren Projekten bei der Einführung einer elektronischen Belegverarbeitung auf die Lösung “Document Capture” von Continia, die sich in diesem Prozess nicht nur benutzerfreundlicher zeigt, sondern sich auch deutlich besser konfigurieren lässt und neben der Verarbeitung weitere Mehrwerte bringt.

markus-weiland

MARKUS WEILAND
project manager

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