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Ihr Unternehmen verwendet Artikel, welche Serien- oder Chargennummern enthalten? Dann verwenden Sie eine Artikelverfolgung, um welche es hier gehen soll. Wir erklären Ihnen, wie die Artikelverfolgung in Business Central umgesetzt ist und wie Sie diese verwenden können.
Kurz und knapp gesagt bietet Business Central Ihnen mit der Artikelverfolgung die Möglichkeit, den Artikeln Serien- und / oder Chargennummern zuzuweisen, mit welchen der Verlauf der einzelnen Artikel innerhalb des Systems nachverfolgt werden kann. Vom Einkauf oder der Produktion über die Umlagerung bis hin zum Verbrauch oder Verkauf eines Artikels können Sie stets nachvollziehen, welche Prozessschritte Ihr Artikel in welchem Bereich durchlaufen hat.
Ist die Erklärung noch nicht konkret genug? Hier ein Beispiel: Sie haben 500 Einheiten eines Artikels auf Lager und wissen ohne die Artikelverfolgung nicht genau, welche dieser Artikel produziert, eingekauft oder umgelagert wurden. Mit der Artikelverfolgung können Sie das exakt nachverfolgen. Denn für alle Schritte (Einkauf, Produktion, Verkauf, Umlagerung) sind die Serien- und Chargennummern für den einzelnen Artikel angegeben und können zurückverfolgt werden.
Hilfreich wäre die Artikelverfolgung beispielsweise, wenn Sie herausfinden möchten, aus welcher Charge ein oder mehrere defekte Artikel stammen.
Im ersten Schritt zur Verwendung der Artikelverfolgung muss für jeden Artikel definiert werden, wie dieser nachverfolgt werden soll.
Beispielhaft erstellen wir den Artikel “N4 Testartikel”. Hierzu öffnen wir die entsprechende Artikelkarte. In dem Reiter „Artikelverfolgung“ werden die entsprechenden Parameter definiert.
Parameter Artikelverfolgung auf der Artikelkarte:
Artikelverfolgungcode: Hier legen Sie fest, wie die dem Artikel zugewiesene Serien- und/oder Chargennummer in der Prozesskette nachverfolgt wird. Business Central bietet Ihnen schon einige Standard-Verfolgungscodes. Sie können aber jederzeit einen neuen Code mit den gewünschten Parametern und Einstellungen anlegen. Eine genauere Erläuterung zum Artikelverfolgungscode erfolgt weiter unten.
Seriennummer: Nummernserie für die Seriennummer
Chargennummer: Nummernserien für die Chargennummer
Ablaufdatumsformel: Formel, nach der sich das Ablaufdatum (also das MHD-Datum) errechnet, falls eines verwendet wird
Prüft man die verfügbaren Artikelverfolgscodes kann in der Liste eingesehen werden, dass für diese die Serien- bzw. die Chargen-spezifische Verfolgung aktiviert ist. Darüber ist also definiert, ob für die Artikleverfolgungscodes Serien- und / oder Chargennummern vergeben werden können.
Verwendet man beispielsweise einen Artikelverfolgungscode für einen Artikel, für den nur das Seriennummer-spezifische Verfahren aktiviert ist, so können für diesen Artikel nur Seriennummern angegeben werden.
Beim Öffnen der Artikelverfolgungcodes können detaillierte Informationen angegeben werden, wie die Artikel über die verschiedenen Geschäftsprozesse hinweg verfolgt werden können.
Wichtige Felder Artikelverfolgungscode
Bereich “Seriennummer”:
Seriennummern-spezifische Verfahren: gibt an, ob Seriennummern für den verwendeten Artikel angegeben werden müssen.
SN-Infor. bei Buchung erstellen: gibt an, ob die Seriennummer hinterlegt sein muss, damit eine Artikelbuchung durchgeführt werden kann.
Seriennr.-Verf. Einkauf, Verkauf, Zugang, Abgang, Montage, Produktion, Lager, Umlagerung: Definiert, ob die Angabe einer Seriennummer für die jeweilige eingehende oder ausgehende Transaktionsart notwendig ist.
Bereich “Chargennummer”:
Genau die gleiche Konfiguration ist für Chargennummern vorzunehmen, falls diese für den entsprechenden Artikel verwendet werden sollen.
Bereich “Sonstige”:
Ablaufdaten verwenden: Soll ein Artikel , der diesen Artikelverfolgungscode verwendet, ein Ablaufdatum (also ein MHD-Datum) haben können
Ablaufdateneintrag anfordern: muss der Artikel ein Ablaufdatum haben
fixes Ablaufdatum: sollen für diesen Artikel Verkaufsbuchungen verhindert werden, wenn das Ablaufdatum überschritten ist.
Nachdem die Parameter der Artikelverfolgung in der Artikelkarte hinterlegt sind, werden die Bewegungen des Artikels innerhalb Ihres Unternehmens mit Hilfe der Verfolgungsnummern dokumentiert.
Anhand eines Beispiels möchten wir Ihnen die Artikelverfolgung veranschaulichen. Hierzu werden wir unseren N4 Testartikel vom Einkauf, über eine Umlagerung bis hin zur Verkaufslieferung nachverfolgen.
Hierzu erstellen wir zunächst eine Einkaufsbestellung über 50 Stück unseres Artikels.
Damit wir die Artikel später nachverfolgen können, müssen wir jedem Exemplar eine Verfolgungsnummer zuweisen. Da die Seriennummer in der Artikelkarte schon hinterlegt ist, kann Business Central uns die Nummern über die Funktionen „Seriennr./Chargennr. zuweisen“ fortlaufend zuordnen.
Da wir in unserem Beispiel angegeben haben, dass 50 Exemplare unseres Artikels bestellt werden sollen, sollten wir hier in der Menge der zu erstellenden Seriennummern ebenfalls 50 auswählen.
Das Ergebnis ist, dass die 50 verschiedene Seriennummern erstellt werden. Das ist genau das gewünschte Verhalten, denn eine Seriennummer macht jedes Exemplar eines Artikels einzigartig.
Hätten wir alternativ eine Chargennummer zugewiesen, hätte für die 50 Artikel mindestens eine Chargennummer erstellt werden müssen und es wäre möglich gewesen anstatt unserer eigenen Chargennummer, die Chargennummer des Kreditors anzugeben. Chargennummern beziehen sich häufig auf Artikel des Herstellers, welche am gleichen Ort und dem gleichen Produktionszeitpunkt erstellt worden sind.
Wenn die Verfolgungsnummern den Artikeln zugeordnet sind, kann die Bestellung freigegeben und verbucht werden.
Da unser N4 Testartikel ins Lager GELB eingekauft wurde, aber immer aus dem Lager BLAU an die Endkunden versandt wird, legen wir einen Umlagerungsauftrag an, der 40 Stück unseres Artikels mit der eigenen Logistik von GELB nach BLAU umlagert.
Bevor die Umlagerung gebucht werden kann, müssen wir festlegen, welche Artikel umgelagert werden sollen. Business Central schlägt für den Warenausgang hier automatisch die ersten 40 (der 50 vorhandenen) Artikel vor.
Nachdem die relevanten Artikel ausgewählt worden sind, kann der Warenausgang und anschließend der Wareneingang gebucht werden. Die Artikel sind danach im neuen Lagerort verfügbar.
Im Anschluss legen wir einen Verkaufsauftrag über 30 Stück unseres Artikels aus dem Lagerort BLAU an. Bevor wir die Lieferung verbuchen können, müssen auch hier wieder die Artikel ausgewählt werden, die verkauft werden sollen. Dies funktioniert analog zur Einkaufsbestellung.
Nachdem der Verkaufsauftrag geliefert wurde, schauen wir uns die Artikelverfolgung für unseren Artikel einmal genauer an. Hierzu öffnen wir die “Artikelablaufverfolgung”. In dieser Karte filtern wir auf unseren Artikel. In dieser Ansicht zeigt sich nun der Verlauf der einzelnen Artikelexemplare. So können wir nachverfolgen, welche Artikel noch in welchem Lager verfügbar sind und welche Artikel bereits verkauft worden sind.
TIM OßWALD
ERP consultant
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