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Sie nutzen Business Central und arbeiten in einem Betrieb mit technischen Anlagen, Maschinen, Fahrzeugen oder Computerhard- und software, die einem Wertverlust unterliegen und abgeschrieben werden müssen? Falls Sie sich fragen, wie Anlagen in Business Central erstellt, eingekauft, verkauft und abgeschrieben werden können, sind Sie hier genau richtig. Wir gehen auf alle Punkte ein und helfen Ihnen dabei, Ihren Anlagenstamm korrekt zu pflegen.
Was ist eine Anlage?
Laut Definition des HGB sind “Beim Anlagevermögen nur die Gegenstände auszuweisen, die bestimmt sind, dauernd dem Geschäftsbetrieb zu dienen.” Eine Sachanlage können materielle Dinge wie Gebäude, Einrichtungen, Computerhardware, Einrichtungsgegenstände, Maschinen und Fahrzeuge sein, aber auch immaterielle Dinge wie Software oder Rechte.
Eine Anlage wirkt sich kostentechnisch also nicht zum Zeitpunkt der Entstehung aus, sondern verteilt sich, entsprechend der Dauer, innerhalb derer sie dem Geschäftsbetrieb dient. Um diesen Prozess systemseitig abzubilden, gibt es in Business Central die Anlagenbuchhaltung.
Phasen der Anlagenbuchhaltung
Dieser Artikel orientiert sich an den Phasen der Anlagenbuchhaltung
1. Akquise: Eine neue Anlage wird gekauft und damit in die Buchhaltung aufgenommen.
2. Abschreibung: Kontinuierlicher Wertverlust, welcher berechnet und verbucht werden muss. Der Wertverlust kann über unterschiedliche Methoden berechnet werden.
3. Abgang: Hier wird die Anlage veräußert, vor allem durch Verkauf, oder durch Verschrottung, falls die Anlage nicht mehr nutzbar ist.
Zuerst werden wir aber uns aber anschauen, wie diese Anlage in Business Central generell konfiguriert und erstellt werden.
In Business Central gibt es zwei zentrale Seiten, welche zur Definition des Verhaltens von Anlagen konfiguriert werden müssen.
Anlagenklassen: Die Anlageklassen werden für die Gruppierung von Anlagen genutzt. Die Gruppierung kann z.B. in die Bereiche Sachanlagen, finanzielle Anlagen, immaterielle Anlagen, etc. erfolgen.
Anlagensachgruppen: Anlagensachgruppen sind eine Unterkategorie der Anlagengruppen und besitzen jeweils eine zugeteilte Anlagenklasse. Zudem besitzen sie auch eine zugeteilte Anlagenbuchungsgruppe (Feld Standardmäßige Anlagenbuchung). Diese definiert die bei den Anlagenbuchungen angesprochenen Konten (siehe Bereich “Anlagenbuchungsgruppen”)
Anlagenstandorte: Hier können Orte definiert werden, an welchen die Anlage stehen kann
AfA-Bücher: AfA-Bücher, die für Anlagen angegeben werden können. Im AfA-Buch werden die grundlegenden Anlageneinstellungen konfiguriert. Für eine Anlage können eine oder mehrere AfA-Bücher zugeteilt werden und bei der Erstellung der Abschreibungsbuchungen kann entschieden werden, welches AfA-Buch für die Abschreibung ausgewählt werden soll.
Felder AfA-Bücher:
Fibu-Integration: Die Anlagenbuchhaltung ist in Business Central ein Nebenbuch, welches je nach Geschäftsvorfall in die Finanzbuchhaltung integriert werden kann. Bei jeder Buchung innerhalb der Anlagenbuchhaltung entstehen Anlagenposten. Diese Buchungen finden erstmal nur in der Anlagenbuchhaltung statt. Das Spiegelbild in der Finanzbuchhaltung kann durch die Integration automatisch erfolgen. Die Integration kann auch jederzeit geändert werden. Ein Beispiel aus der Praxis: wenn die Anlagenzugänge in der Anlagenbuchhaltung und die Buchung auf den Sachkonten nicht integrativ gebucht werden sollen. Dies ist bei einer Migration der Fall. Hier kann dann die Buchung in der Anlagenbuchhaltung losgelöst von den Fibu-Buchungen erfolgen. Erst, wenn die Historie der Anlage angelegt ist, kann die Integration wieder aktiviert werden.
Feld “Standard AfA-Buch”: In der Anlageneinrichtung gibt es das Feld Standard AfA-Buch, über welches das AfA-Buch definiert wird, das standardmäßig bei der Erstellung von Anlagen hinterlegt wird.
AfA-Tabellen: Wenn für eine Anlage eine benutzerdefinierte Abschreibungsmethode verwendet wird, kann in den AfA-Tabellen angegeben werden, nach welchem Schema genau die Abschreibung erfolgen soll.
Anlagenbuchungsart Einr.: hier werden die Anlagenbuchungsarten (erhöhte, benutzerdefinierte, Sonder-AfA, Zuschreibung, etc.) konfiguriert, welche im Anlagen (FiBu-) Buch.-Blatt verwendet werden.
Erläuterung dazu: Die Anlagenbuchungsarten geben an, welche Art von Buchung für die Anlage im Anlagen (Fibu) Buch.-Blatt erfolgen soll. Neben den “normalen” Abschreibungen gibt es noch andere Anlagenbuchungsarten, für welche jeweils eine andere Buchungslogik besteht. Beispiele:
Anlagenbuchungsgruppen: Über die Anlagenbuchungsgruppen wird angegeben, welche Konten bei Anlagenbuchungen angesprochen werden. Genauer wird angegeben, welche Konten angesprochen werden, wenn eine Anlage akquiriert, abgeschrieben, verkauft wird, auf welchen Konten bei Verkauf der Anlage Gewinne und Verluste gebucht werden.
Die Anlagenbuchungsgruppen werden in den Anlagensachgruppen angegeben, die wiederum einer Anlage zugeteilt werden. Bei der Buchung der Anlage werden dann die Konten der entsprechenden Anlagenbuchungsgruppe angesprochen.
Anlagen (Umbuch.-) Buchblatt-Vorlagen: hier werden die Vorlagen definiert, die im Anlagen (Umbuch.- / FiBu.-) Buchblatt für Anlagenbuchungen verwendet werden können.
In der Anlagenkarte können folgende Informationen angeben werden:
Felder AfA-Buch:
AfA Buchcode: AfA-Buch, das der Anlage zugeordnet ist (hier können auch mehrere AfA-Bücher angegeben werden. Siehe “Mehrere AfA-Bücher hinzufügen”)
Buchungsgruppe: in Anlagenbuchung zu verwendende Buchungsgruppe (standardmäßig wird die Buchungsgruppe ausgewählt, die über Anlagenklassencode und -sachgruppencode identifiziert wurde)
AfA-Methode: wie soll die Abschreibung erfolgen? (Erläuterungen sind weiter unten im Bereich “Erläuterungen zu AfA-Methode” aufgeführt)
Startdatum, Nutzungsdauer und Enddatum: wichtige Parameter für Abschreibungen. Geben den Zeitraum an, über welchen die Anlagen abgeschrieben werden sollen
Buchwert: gibt den aktuellen Wert der Anlage nach durchgeführten Abschreibungen an.
Mehrere AfA-Bücher hinzufügen: Mehrere AfA-Bücher können für eine Anlage angegeben werden. Die Anlage kann dann je nach Fall unterschiedlich abgeschrieben werden.
Bei der Angabe mehrerer AfA-Bücher wird der Bereich als Liste dargestellt:
Mögliche Werte im Fled “AfA-Methode”:
Linear: Abschreibung erfolgt mit einem festen jährlichen Prozentsatz oder Betrag über den Abschreibungszeitraum hinweg. Dafür müssen entweder Nutzungsdauer (in Jahren oder Monaten), das Enddatum der Nutzung, ein fester jährlicher Prozentsatz oder Betrag, oder eine AfA-Periode angegeben sein
Degressiv 1: Hier wird die Anlage größtenteils in den ersten Jahren der Nutzungsdauer abgeschrieben. Für diese Methode muss ein fester jährlicher Prozentsatz angegeben werden, der abgeschrieben wird (Feld: Degressive AfA%). Wenn hier die Abschreibung mehrmals pro Jahr ausgeführt wird, bleiben die Abschreibungsbeträge aber gleich. Sie verringern sich erst in der nächsten Periode.
Degressiv 2: So wie bei der Methode “Degressiv 1” wird die Anlage hier größtenteils in den ersten Jahren der Nutzungsdauer abgeschrieben. Der Unterschied ist, dass sich die abgeschriebenen Beträge auch innerhalb eines Jahres gemäß des definierten Prozentsatzes verringern und nicht gleich bleiben.
Degr1/Linear: Kombination aus Degressiv 1 und Linear. Über die Dauer der Abschreibung wird zuerst die degressive Abschreibung benutzt und danach die lineare Abschreibung. Die degressive Abschreibung wird so lange benutzt, wie die Abschreibungen pro Periode höher sind als die linearen Abschreibungen pro Periode.
Degr2/Linear: Kombination aus Degressiv 2 und Linear. Die Logik ist hier analog zur Methode “Degr1/Linear”.
Manuelle Abschreibung: Sie wird verwendet für Anlagen, die nicht abgeschrieben werden, wie z. B. Grundstücke.
Benutzerdefinierte Abschreibungen: Falls keine der Abschreibungsmethoden passend ist, können über die AfA-Tabellen eigene Abschreibungslogiken definiert werden.
Grundlage für den Erwerb einer Anlage ist, dass diese in Business Central angelegt wurde. Der Erwerb einer Anlage wird entweder über die Anlagen FiBu-Buch.-Blätter gebucht oder über ein Einkaufsdokument, wie z.B. eine Einkaufsrechnung.
In der Anlagenkarte kann das unterstützte Setup zum Erwerb der Anlage benutzt werden, welches die Zeilen im Anlagen FiBu-Buch.-Blatt vorbereitet. Alternativ möglich über Funktion “Anlage / Start / Erwerben”. Im Feld “Buchen auf” soll die Anlage gegen einen Kreditor, ein Sachkonto oder Bankkonto gebucht werden. Man gibt den Preis und die Menge an.
Beim Fertigstellen des Setups werden die Werte in das Anlagen-FiBu-Buch.-Blatt übertragen und können dort gebucht werden.
Beim Ausführen der Buchung entstehen Posten. Zum einen werden Anlagenposten gebucht.
In den Sachposten wird für die Buchung der Anlage das Konto ausgewählt, welches in der Anlagenbuchungsgruppe der entsprechenden Anlagensachgruppe angegeben wurde.
Alternative: Buchen des Anlageneinkaufs über Einkaufsdokument (z.B. Einkaufsrechnung).
Mit der Funktion “Abschreibungen berechnen” in der Liste “Anlagen” werden die Abschreibungen für eine oder mehrere Anlagen für einen bestimmten Zeitraum berechnet und dann in das Anlagen (FiBu-) Buch.-Blatt übertragen.
Im Abfragefenster können einige Einstellungen getroffen werden:
Nach der AfA-Berechnung sind die Abschreibungen in den Anlagen (Fibu) Buch.-Blattzeilen zu finden. Der abzuschreibende Betrag ergibt sich über die AfA-Methode und die weiteren Parameter wie Buchungsdatum, AfA-Startzeitpunkt und AfA-Endzeitpunkt.
Wichtig ist hier das Feld “Anlagenbuchungsart”. Es gibt an, welche Art von Buchung für die Anlage erfolgen soll. Da wir die Abschreibung berechnet haben, wurde hier eine Zeile mit der Anlagenbuchungsart “Abschreibung” eingetragen. Die Abschreibung kann nun gebucht werden.
Ein weiterer Anlagenposten wurde gebucht, welcher den Wertabgang durch die Abschreibung definiert. Die Sachposten werden gemäß den in den Anlagenbuchungsgruppen definierten Konten gebucht.
Dadurch verringert sich auch der Buchwert einer Anlage.
Eine Anlage kann verkauft werden über:
Im Beispiel hier: Verkauf zum 01.01.2026 zu 10.000€
Nach dem Buchen des Verkaufs kann über die Anlagenstatistik eingesehen werden, ob mit dem Verkauf der Anlage nach den Abschreibungen Gewinn oder Verlust gemacht wurde. Hier im Beispiel ergibt sich ein Verlust von 8.122€.
Über das Anlagen (FiBu) Buch.-Blatt kann ebenfalls ein Verkauf vorgenommen werden. Dafür muss in der entsprechenden Zeile die Anlagenbuchungsart auf “Verkauf” gestellt werden. Dieses Vorgehen ergibt vor allem dann Sinn, wenn die Anlage nicht mehr über ein Verkaufsdokument an einen Debitor veräußert werden kann und danach entsorgt werden soll.
TIM OßWALD
ERP consultant
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